Cuando una empresa pasa de verificar un empleado aquí y allá a verificar toda su nómina, el patrón operativo cambia. Lo que funciona para 5 contrataciones al mes no escala a 500. Este artículo compara las tres modalidades de StatusEC para verificación masiva y explica cuándo conviene cada una.
Las tres modalidades
| Modalidad | Dónde vive | Quién la usa | Caso típico |
|---|---|---|---|
| Portal | statusec.com/portal |
Líder de RRHH, analista de compliance | Verificaciones puntuales, una cédula a la vez |
| CSV batch | Portal → módulo "Batch" | RRHH, equipos de proyectos | Lote mensual (50-5,000 personas de una vez) |
| API | Integración con su ATS/HRIS | IT + RRHH | Verificación en tiempo real cada vez que entra un candidato al ATS |
Además, el monitoreo mensual de empleados activos corre en segundo plano sin que nadie lo dispare: el sistema escanea la nómina cada mes y alerta cuando algo cambia. Eso es ortogonal a las tres modalidades — independiente del canal por el que entró el empleado al sistema.
Modalidad 1: Portal
El portal empresarial en statusec.com/portal es el canal más simple. Funciona así:
- Login con credenciales del cliente empresarial.
- Dashboard con KPIs generales (empleados totales, alertas activas, score promedio).
- Nueva verificación → ingresa cédula → confirma consentimiento del titular → el reporte se genera y queda disponible en "Reportes".
Cuándo conviene:
- Volumen bajo: menos de 20 verificaciones al mes.
- Proceso manual decorativo — RRHH maneja caso por caso.
- Equipos pequeños sin recursos de IT para integrar API.
- Exploración inicial antes de comprometerse con batch o API.
Qué no hace: no automatiza. Cada verificación requiere que alguien inicie sesión, ingrese la cédula, espere el reporte y lo descargue.
Modalidad 2: CSV batch
Para verificaciones masivas en bloque, el módulo Batch del portal permite:
- Descargar una plantilla CSV con columnas predefinidas (cédula, nombre opcional, departamento opcional, tags opcionales).
- Poblar el CSV con las personas a verificar — típicamente se exporta desde el sistema de nómina.
- Subir el CSV al portal.
- El sistema valida cédulas, confirma el consentimiento (si el módulo LOPDP está activo), y dispara las verificaciones en paralelo.
- Cada reporte se genera individualmente; cuando el batch completo termina, se arma un ZIP con todos los PDFs.
- Notificación por correo cuando el ZIP está listo para descargar.
Tiempos reales:
- 50 personas: 10-15 minutos (las 12 fuentes por persona en paralelo, con cola de procesamiento).
- 500 personas: 1-3 horas dependiendo de carga del sistema y de los portales gubernamentales.
- 5,000 personas: 12-24 horas con procesamiento distribuido.
Cuándo conviene:
- Onboarding inicial: primera vez que una empresa activa monitoreo y necesita verificar toda la nómina existente.
- Auditoría periódica: una vez cada 6 meses para verificación completa.
- Fusiones y adquisiciones: verificar la nómina de la empresa adquirida en un solo pase.
- Eventos puntuales: verificación de 200 choferes contratados para un evento de temporada.
Cómo armar el CSV bien:
- Una cédula por fila, sin guiones ni espacios.
- Incluir el departamento si quiere poder filtrar el resultado por área.
- Incluir tags libres (ej. "contratado_2026", "turno_nocturno") para segmentación posterior en el dashboard.
- Validar que no haya cédulas duplicadas — el sistema las detecta pero consume un crédito por intento.
¿Su primera verificación masiva es próximamente?
Podemos asistir en el onboarding del primer batch: armado del CSV, validación previa, y configuración de los widgets del dashboard para que cuando el batch termine, el resultado esté listo para revisar.
Coordinar onboardingModalidad 3: API
Para empresas que ya tienen un ATS (Applicant Tracking System) o HRIS (Human Resources Information System), la API permite integrar la verificación en el flujo existente. Casos típicos:
- Cada vez que un candidato llega a la etapa "oferta" en el ATS, se dispara una verificación automáticamente.
- Cada vez que un nuevo empleado se crea en el HRIS, se dispara la primera verificación.
- El resultado del reporte se guarda en el campo del ATS/HRIS sin intervención manual.
La API usa autenticación por API key con rate limiting por plan. Endpoints principales:
POST /v1/verificaciones— crear nueva verificaciónGET /v1/verificaciones/:id— consultar estadoGET /v1/verificaciones/:id/pdf— descargar el reporte PDFPOST /v1/webhooks— configurar notificación cuando el reporte está listo
Los tiempos de respuesta son los mismos que el portal: si la cédula ya está en caché (prefetch después de la validación), el reporte se genera en segundos.
Cuándo conviene:
- Volumen alto y continuo: 100+ verificaciones al mes, distribuidas a lo largo del tiempo.
- Integración con ATS/HRIS ya implementado (Greenhouse, Lever, BambooHR, SuccessFactors, Workday, sistemas propios).
- Flujos donde la verificación debe ocurrir en el momento exacto (ej. al emitir oferta, no al final del mes).
- Empresas con equipos de IT que pueden mantener la integración.
Cómo elegir
Dos preguntas guían la elección:
- ¿Cuánto volumen? ¿Cuánta frecuencia?
Volumen bajo + puntual → portal. Volumen alto + lotes ocasionales → CSV. Volumen alto + continuo → API. - ¿Hay un sistema de RRHH que integrar?
Sin sistema o con sistema simple → portal o CSV. Con ATS/HRIS existente y equipo de IT → API.
Ejemplos reales
| Empresa ejemplo | Volumen / frecuencia | Modalidad recomendada |
|---|---|---|
| Restaurante con 30 empleados, contrata 5 al mes | 5/mes, continuo bajo | Portal + monitoreo mensual |
| Transporte con 200 choferes, renovación anual de verificación | 200 una vez al año + bajas ocasionales | CSV anual + portal para reemplazos |
| Empresa de seguridad privada, contratación continua 50/mes | 50/mes, flujo continuo con ATS | API integrada al ATS |
| Consultora financiera, due diligence de clientes ejecutivos | 10-20 al mes, decisión caso por caso | Portal + reporte individual |
| Cadena hotelera, 1,200 empleados y contratación de temporada | Base 1,200 + 500 estacional | CSV para onboarding + monitoreo continuo + API para temporada |
Modelos híbridos (los más usados en la práctica)
La mayoría de empresas medianas terminan usando dos modalidades:
- CSV + portal: CSV para el onboarding inicial de toda la nómina, portal para las contrataciones nuevas mes a mes.
- API + portal: API para el flujo automatizado principal, portal para casos excepcionales (ej. consultar una cédula de un visitante ajeno al ATS).
- Todas las tres: API para el flujo diario, CSV para auditorías periódicas, portal para ad-hoc.
No hay que elegir una modalidad para siempre. Los créditos y el plan son los mismos — solo cambia el canal por el que entran las cédulas.
Errores comunes al ejecutar el primer batch
Los primeros CSV masivos rara vez salen perfectos. Estos son los tropiezos típicos y cómo evitarlos:
- Cédulas exportadas desde Excel con pérdida de ceros iniciales. Excel interpreta la cédula como número y elimina los ceros iniciales de cédulas que empiezan con 0 (comunes en varias provincias). Al exportar, use formato "texto" para la columna de cédula, no numérico.
- Duplicados silenciosos. Si su sistema de nómina tiene dos filas para el mismo empleado (histórico + activo), ambas pueden aparecer en el CSV. El sistema detecta duplicados pero consume un crédito por intento. Deduplique antes de cargar.
- Mezcla de empleados activos y ex-empleados. Verificar personas que ya no trabajan en su empresa no tiene sentido operativo y puede no tener base legal vigente para el tratamiento. Filtre antes de subir.
- Falta de consentimiento previo. El sistema pide confirmación de que el consentimiento del titular está vigente antes de procesar. Si no lo tiene, use el módulo de gestión de consentimiento LOPDP para recabarlo digitalmente antes del batch.
- Timing mal coordinado. Lanzar el batch un viernes a las 5pm y esperar que el ZIP esté listo el lunes temprano es riesgoso — si hay un error, no hay nadie para revisar. Coordine el batch con horario de oficina para poder responder a cualquier issue en el momento.
Todos estos errores son recuperables — ningún finding se pierde, ningún crédito de un reporte exitoso se gasta por un error en el batch. Pero resolverlos preventivamente evita conversaciones de soporte y reprocesamiento.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto demora el onboarding si elijo API?
Para integraciones con ATS/HRIS estándar, 2-4 semanas. Para integraciones custom, depende del sistema. El onboarding incluye credenciales de sandbox, ambiente de pruebas y soporte para los primeros deploys a producción.
¿Puedo empezar con CSV y migrar a API después?
Sí. Es la ruta más común. Los datos migran sin problema porque los créditos, contratos de encargado LOPDP y configuración de perfiles son compartidos entre canales.
¿El costo por verificación cambia según la modalidad?
No. El costo por verificación es el mismo independiente del canal. Las diferencias de precio entre canales son por volumen (packs más grandes = precio unitario menor), no por modalidad.
¿Qué pasa si el CSV tiene errores?
El sistema valida antes de procesar: cédulas con formato incorrecto, duplicadas, o de personas fallecidas se marcan y se permite decidir si excluirlas del batch o procesarlas de todas formas. No se cobra por cédulas inválidas.
¿La API tiene documentación pública?
La documentación técnica se entrega al activar el plan empresarial con API habilitada. Incluye referencia de endpoints, SDKs para Node.js y Python, y guía de webhooks.
Conclusión
Elija la modalidad por volumen y frecuencia, no por preferencia estética. Portal para puntual, CSV para batch, API para continuo. Y no se comprometa con una sola — la mayoría de empresas medianas terminan combinando dos o tres según el contexto.
Para una demo que cubra las tres modalidades con ejemplos según su caso, agende aquí. Si ya tiene claridad sobre el canal y solo quiere ver reportes, descargue el ejemplo.